04 Lut Czy pracodawcy są uprawnieni do sporządzania notatek służbowych bądź pism ostrzegawczych?
Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna. Ani ustawa Kodeks pracy ani rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika nie regulują bowiem tej kwestii.
W praktyce zdarza się jednak, iż pracodawcy dokumentują określone zdarzenia czy zachowania dotyczące swoich pracowników w formie tzw. notatek służbowych. Takie uprawnienie wywodzi się z w/w rozporządzenia, a konkretnie § 6, który przewiduje obowiązek pracodawcy założenia i prowadzenia akt osobowych pracownika. Akta te składają się z części A, B i C, w tym część B obejmuje dokumentację dotyczącą nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Na tej podstawie przyjmuje się więc, że skoro notatki stanowią dokument związany z przebiegiem zatrudnienia, to pracodawcy uprawnieni są do ich sporządzania, a następnie składania do akt osobowych pracownika.
Kwestia ta była rozpatrywana przez Sąd Najwyższy, który orzekł, iż nie można zakazać pracodawcy gromadzenia materiałów dotyczących swoich pracowników, szczególnie jeżeli mają one wpływ na ogólną ocenę pracy pracownika. Warunkiem jest jednak to, że notatki te muszą być do wglądu pracownika oraz musi on wiedzieć o każdej wykonanej w stosunku do jego osoby notatce (wyrok SN 04.06.2002 sygn. akt I PKN 249/01, wyrok SN z dnia 10.10.2003 r. I PK 295/02).
W oparciu o powyższe orzeczenia powstała więc praktyka sporządzania notatek służbowych przez pracodawcę, pod warunkiem przechowywania ich w części B akt osobowych pracownika.
Inną kwestię stanowią natomiast notatki mające charakter ostrzegawczy. W praktyce spotkałam się z przypadkiem notatki ostrzegawczej, w której pracodawca poinformował pracownika, że długotrwała choroba i/lub częsta absencja chorobowa może być powodem rozwiązania umowy o pracę. Czy taka notatka jest dopuszczalna w świetle przepisów prawa?
W mojej ocenie decydujący będzie charakter tej notatki, tzn. czy będzie ona nosiła cechy upomnienia czy ostrzeżenia za korzystanie ze zwolnienia lekarskiego. Jeśli tak – taka praktyka będzie nieuzasadniona. Notatki mające charakter ostrzegawczy zostały bowiem w pewnym zakresie zakwestionowane przez Sąd Najwyższy. W wyroku z dnia 23.11.2010 r. (sygn. akt I PK 105/10) podkreślono, iż rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika wyraźnie określa, jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych pracowników. Ponieważ nie ma tam wymienionych pism ostrzegawczych, sporządzanie takich pism lub notatek w celu udokumentowania naruszenia obowiązków pracowniczych zostało uznane za niedopuszczalne. W przypadku nieprzestrzegania bowiem obowiązków przez pracownika, pracodawca może nałożyć na niego karę porządkową, o której mowa w kodeksie pracy (kodeks pracy reguluje też kwestię odwołania się od nałożonej kary). Od pisma ostrzegawczego natomiast pracownik nie może się odwołać ani zakwestionować ujętych w nich zarzutów. Nadto, dokument taki można by w zasadzie bezterminowo przechowywać w aktach osobowych pracownika. Tym samym, praktyka umieszczenia pism ostrzegawczych w aktach osobowych pracownika jest niedopuszczalna, prowadzi ona bowiem do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych.
Pamiętaj! Zbyt długie „przechowywanie” przyczyny potencjalnego wypowiedzenia wpływa negatywnie na stan psychiczny pracownika, potęguje niepewność i obawę o zatrudnienie. Należy zatem dążyć do minimalizacji tego okresu, a przynajmniej ograniczenia do rozsądnych granic. Narastający stres i obawa o utratę pracy wpływa negatywnie na zdrowie pracownika, które przecież – jako jego dobre osobiste – wymaga ochrony na zasadzie art. 111 k.p. Nie negując co wypada, stanowczo podkreślić, prawa pracodawcy do ustalania składu załogi zgodnie z jego najlepiej pojętym interesem w ramach ryzyka osobowego, należy zapobiegać swoistemu przechowywaniu „haków” na pracownika i ich wykorzystywaniu w momencie korzystnym z innych względów dla pracodawcy – tak SN w uchwale III PZP 10/85.